Introduction
C’est enfin l’été ! Juillet et Août, marquent la saison tant attendue par nos équipes pour se détendre et se ressourcer. Néanmoins, cette saison estivale peut apporter de nombreux défis aux gestionnaires d’entreprise dont la gestion de projet TI. En effet, avec l’arrivée des vacances, les équipes de travail se retrouvent à capacité réduite, ce qui peut perturber les livrables à atteindre.
Que dire des journées de chaleur accablante où l’équipe préfèrerait sans doute la vue d’une plage plutôt que celle d’un écran ! Malgré les absences et la baisse de motivation, on ne peut pas toujours se permettre de ralentir !
Alors, comment pouvez-vous vous assurer de garder le cap et mener vos projets technologiques à bon port ?
Qu’entend-on par projet TI ?
Un projet TI consiste en la planification, la conception, le développement, l’implémentation et la gestion d’un système informatique ou d’une solution technologique pour atteindre des objectifs précis au sein d’une organisation.
Exemples :
- Développement d’une application mobile/web : Créer une application mobile pour permettre aux clients d’une banque d’effectuer des transactions en ligne.
- Mise en place d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) : Intégrer les différents processus de gestion (finances, ressources humaines, production) au sein d’une même plateforme pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
- Migration vers le cloud : Transférer les données et les applications d’une entreprise vers des services cloud pour améliorer la flexibilité et réduire les coûts d’infrastructure.
- Déploiement d’un système de cybersécurité : Protéger les données sensibles et les systèmes informatiques contre les cyberattaques.
Les Défis de la gestion de projet TI en été
Il n’est pas toujours évident de collaborer efficacement durant la période estivale ! Discutons d’abord les défis principaux avant d’explorer des solutions efficaces !
Disponibilité réduite des équipes
Après des mois de travail acharné à l’atteinte de vos objectifs d’entreprise, il est important de s’offrir un temps de repos, vivre les joies de l’été et profiter des vacances. Cependant, cette période peut affecter profondément la bonne gestion de vos projets TI et impacter gravement votre entreprise.
En effet, la disponibilité réduite des ressources humaines peut provoquer plusieurs problématiques telles que de manquer des opportunités d’affaires, créer des tensions au sein de votre équipe ou encore décevoir votre clientèle.
Motivation des équipes
Nous le savons, la température influence énormément nos émotions et nos comportements. Ainsi, il est habituel que la chaleur estivale provoque une baisse d’énergie et de motivation. Après tout, avec le soleil qui brille, il est bien plus agréable de se trouver au bord de la piscine durant l’été et il peut être difficile pour certains membres de vos équipes de fournir un effort constant.
Évidemment, cela affecte la productivité de votre équipe et l’avancement de vos projets et peut avoir des répercussions importantes sur vos objectifs stratégiques.
Coordination difficile entre les collaborateurs
Pendant les vacances, la coordination des congés des équipes et la fluctuation de la charge de travail devient souvent plus compliquée à gérer.
La nécessité de réorganiser les tâches et de redistribuer les responsabilités ajoute une couche de complexité à la gestion de projet TI.
En outre, cette méthode est généralement la cause de conflits et d’insatisfactions internes. Après tout, se voir déléguer une charge de travail supplémentaire alors que la motivation est à son plus bas et que le besoin de vacances est à son plus haut, ce n’est pas proprement une nouvelle des plus réjouissantes !
5 stratégies efficaces pour réussir la gestion de projet TI en été
Pour pallier ces défis et assurer une productivité optimale des équipes ainsi que la continuité des projets TI durant l’été, une préparation rigoureuse est indispensable ! Voici cinq stratégies efficaces pour vous permettre de naviguer cette période avec succès.
Planification anticipée
La planification anticipée des vacances est cruciale pour gérer efficacement les projets TI durant l’été. Il est recommandé de collecter les demandes de congé des collaborateurs au moins deux mois à l’avance.
Si vous avez accès à un SIRH ou tout autre logiciel qui vous permet de gérer vos ressources internes, cela facilitera grandement votre coordination ! Sinon, utilisez simplement une feuille de calcul Excel ou Google Sheets. Cela vous aidera à centraliser l’ensemble des absences prévues et à optimiser la disponibilité des ressources restantes.
En outre, établissez des roulements entre ressources pour garantir que les projets continuent à progresser. Surtout, assurez-vous que les tâches critiques sont couvertes même lorsque les principaux responsables sont absents.
Utilisation d’outils de gestion de projet TI
Pour gérer efficacement votre projet TI, vous pouvez recourir à des outils tels que Trello, Asana, et Slack qui simplifient la coordination et la communication à distance.
Ces outils vous permettent, entre autres, de suivre en temps réel l’avancement de vos projets, attribuer des tâches, et rester en contact constant avec les membres de l’équipe.
En intégrant ces outils, vous pouvez améliorer la clarté de votre communication, la responsabilisation de votre équipe tout en vous assurant que chaque membre à pleinement conscience de ses responsabilités et des résultats attendus.
Encourager la possibilité de télétravail et vacances
En 2024, le télétravail est un incontournable et un nouveau phénomène quant aux vacances s’installe également. Celui de pouvoir jumeler les vacances à des périodes exclusives de télétravail et ainsi permettre aux membres de vos équipes de diversifier leurs lieux de travail tout en travaillant à distance.
Par exemple, certaines entreprises offrent à leurs équipes la possibilité de bénéficier par année d’un nombre déterminé de semaines de travail entièrement à distance. Ainsi, un employé pourrait s’absenter physiquement du bureau pendant un mois complet et planifier quelques jours ou semaines de télétravail pendant ce mois.
De plus, pour ceux qui voyagent, ceci leur permet de profiter d’une période plus longue à l’extérieur et, pour ceux qui restent à la maison pour les vacances, ceci leur permet une meilleure gestion de leur temps et énergie. Cette flexibilité de lieu de travail réduit le stress associé aux déplacements quotidiens, favorise la satisfaction des employés, et améliore l’atmosphère au sein de l’équipe.
Ceci permet également d’effectuer des compromis intéressants pour atteindre quelques livrables. Par exemple, la possibilité que l’employé travaille un jour ou deux lorsqu’on aura précisément besoin de son expertise pendant qu’il ou elle est à l’extérieur.
Parallèlement, le télétravail témoigne d’une culture d’entreprise moderne qui s’adapte aux besoins actuels des employés et contribue à attirer et à retenir les talents.
C’est notre cas chez OnCode et nous pouvons affirmer que nos équipes apprécient grandement l’opportunité de s’absenter physiquement plus longtemps sans épuiser les jours de vacances !
Allocation d’une expertise dédiée pour la gestion de projet TI
L’allocation d’une expertise dédiée durant la période estivale est une stratégie gagnante adoptée par de nombreuses grandes entreprises au Québec pour mener leurs projets technologiques à bon port.
Elle consiste à embaucher de façon temporaire des ressources spécialisées et remédier aux inconvénients de l’été ou tout autre période où le nombre et la spécialisation des ressources nécessaires à l’atteinte d’objectifs, peut être problématique.
En effet, outre la saison estivale, l’allocation temporaire de ressources est une solution très intéressante dans diverses situations. Par exemple, si vous ne pouvez pas attendre le recrutement interne d’une nouvelle ressource ou si vous avez besoin d’une ressource spécialisée pour une tâche spécifique.
Comment ça fonctionne ?
C’est simple ! Chez OnCode, nos partenaires bénéficient d’une allocation de ressources humaines spécialisées dans un large éventail du domaine des technologies de l’information, et ce, depuis plus de quatre ans.
Au-delà des prix concurrentiels et de la flexibilité, nous nous occupons, entre autres, de la gestion des ressources en termes administratifs, de leur engagement ainsi que de leur développement.
De plus, l’allocation des ressources vous permet d’introduire de nouvelles perspectives et compétences au sein de votre équipe, ce qui peut être extrêmement innovant.
En optant pour l’allocation d’une expertise dédiée, vous pouvez également accélérer la mise en œuvre de nouvelles technologies et optimiser vos processus existants pour accroître la compétitivité et l’efficacité de votre entreprise.
Nos partenaires affirment fermement les avantages d’allouer des ressources !
La différence avec les “freelancers” ?
Ce qui est le plus important lorsque vous faites affaire avec un partenaire externe, c’est la confiance ! Avec OnCode, vous vous assurez que le travail est fait, complété dans les temps requis et avec la qualité demandée (souvent même, dépassée !)
Nous éliminons les incertitudes et instabilités auxquelles vous pouvez faire face avec des “freelancers” en plus d’offrir à nos ressources l’accès à divers outils et ressources seniors pour perfectionner votre projet.
Intégration de Nouvelles Technologies
En été, certaines entreprises connaissent des pics d’activité, tandis que d’autres traversent des périodes creuses où tout ralentit.
Quelle que soit votre situation, l’été peut être un moment idéal pour se concentrer sur des mises à jour et des améliorations techniques, préparant ainsi votre entreprise pour une reprise dynamique à la rentrée.
OnCode peut devenir votre partenaire technologique idéal pour intégrer de nouvelles technologies et moderniser vos infrastructures durant cette période.
En investissant dans l’innovation et la modernisation, vous pouvez non seulement améliorer l’efficacité de vos processus actuels, mais également vous préparer à relever les défis futurs avec plus de confiance et de résilience !
Conclusion
En conclusion, bien que la saison estivale apporte son lot de défis pour la gestion de projet TI, il est possible de les surmonter grâce à une préparation rigoureuse. En appliquant ces cinq stratégies, vous pouvez transformer les défis estivaux en atouts, qui garantissent ainsi le succès de vos projets à long terme.
Avec l’aide de partenaires technologiques, comme OnCode, vous pourrez naviguer cette saison avec flexibilité et assurance, tout en maintenant une productivité élevée et une continuité de projet ininterrompue.
L’été ne devait pas être une période de ralentissement, mais plutôt une opportunité de renforcer les fondations technologiques de votre entreprise ! Qu’attendez-vous pour saisir cette occasion ?